Algemene voorwaarden

I. Aanvaarding van een factuur of een creditnota 

Verplichte vermeldingen: 

• De aard van het document dient expliciet vermeld te worden door de vermelding « factuur » of « creditnota »; 
• Het factuur- of creditnotanummer; 
• De referentie of gestructureerde mededeling die gebruikt dient te worden bij de betaling; 
• De documentdatum;
• Factuurperiode; 
• Het bedrag en de monetaire eenheid; 
• Het ondernemingsnummer; 
• Indien van toepassing, de reden voor de niet-btw-plicht of btw-vrijstelling;
• Btw-nummer van de onderneming;
• De duidelijke omschrijving van de goederen, diensten of werken (inclusief indien van toepassing hoeveelheid en eenheidsprijs);  
• De volledige identificatie van de leverancier/dienstverlener/aannemer: de volledige naam, het volledig adres, de postcode, de stad of gemeente, de naam van een contactpersoon voor de betreffende goederen, diensten of werken; 
• De volledige identificatie van de bankrekening van de leverancier/dienstverlener/aannemer: de IBAN- en de SWIFT(BIC)-code;  
• Datum van de levering van de goederen of van de verlening van de diensten;  
• Categorie van de verrichting: levering van goederen, verlening van diensten of gemengde verrichtingen;  
• Naam en adres van de FOD (niet te verwarren met het leveringsadres):   
  FOD Mobiliteit en Vervoer  
  Vooruitgangstraat 56  
  1210 Brussel 

Andere formele verplichte voorwaarden: 

• De factuur dient duidelijk het bestelbonnummer (45*) te vermelden en de naam van de persoon die de bestelling heeft gedaan; 
• Een creditnota dient altijd te verwijzen naar de originele factuur.  

Gevolgen van een gebrek aan een verplichte vermelding of een fout hierin: 

De factuur kan niet worden goedgekeurd en/of betaald. De factuur wordt geweigerd. 

II. Elementen van de contractuele relatie 

Niet-afdwingbaarheid van de algemene of bijzondere voorwaarden van de leverancier/dienstverlener/aannemer t.o.v. de aanbestedende overheid: 

De overheidsopdracht wordt beheerst door de bepalingen van het bijzonder bestek en door de regelgeving inzake overheidsopdrachten. 

Leveringstermijn: 

De leveringstermijn is deze die vermeld wordt op de bestelbon, in de offerte van de leverancier/dienstverlener/aannemer of in het bijzonder bestek. 

Betalingstermijn: 

• 30 dagen na ontvangst van de factuur via het unieke facturatiekanaal (zie punt III) of  
• 30 dagen na de datum van beëindiging van de diensten of leveringen indien de factuur reeds ontvangen werd of als de datum van ontvangst van de factuur niet bekend is.  

Niet-nakoming:  

• Het terugzenden van de goederen wegens non-conformiteit is mogelijk en op kosten van de leverancier. 
• De gedeeltelijke of volledige niet-nakoming kan leiden tot boetes of tot de uitvoering door een derde voor rekening van de uitvoerder, conform het bijzonder bestek en de algemene aannemingsvoorwaarden.  

Risico:  

• Incoterms: De eigendomsoverdracht van de geleverde goederen vindt plaats op het moment van de ontvangst en de aanvaarding ervan door de FOD. De overdracht van de risico’s in verband met deze goederen vindt plaats op hetzelfde ogenblik als de eigendomsoverdracht.
• Verzekering: Derhalve zal de leverancier in de ogen van de FOD aansprakelijk zijn voor elke verslechtering of wijziging van de geleverde goederen. De eventuele verzekering die de goederen dekt tijdens het transport is ten koste van de leverancier.  

III. Informatie met betrekking tot de FOD Mobiliteit en Vervoer

Facturatiekanaal:

Uw facturen moeten elektronisch via het Mercurius Peppol-platform worden verstuurd.  

Dit platform is de unieke toegangspoort voor e-facturen naar alle overheden binnen België. 

Deze verplichting vloeit niet alleen voort uit de toepassing van de Wet van 7 april 2019 tot wijziging van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, de wet van 17 juni 2016 betreffende de concessieovereenkomsten, de wet van 13 augustus 2011 inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten op defensie- en veiligheidsgebied en tot wijziging van de wet van 4 mei 2016 inzake het hergebruik van overheidsinformatie, maar ook uit een beslissing van de ministerraad van 2 juni 2023. 

Onze FOD is beschikbaar op het PEPPOL-netwerk (BE0308357852) of via het Mercurius-portaal.

OPGELET: Alleen elektronische facturen die worden verzonden via een facturatiesoftware die compatibel is met e-facturen zullen door de FOD Mobiliteit en Vervoer worden aanvaard en verwerkt: 

• Vanaf 1 november 2022 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst die vanaf die datum wordt bekendgemaakt of waarvoor, bij gebreke van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte en waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor Europese bekendmaking. 
• Vanaf 1 mei 2023 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst die vanaf die datum wordt bekendgemaakt of waarvoor, bij gebreke van een verplichting tot voorafgaande bekendmaking, vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte en waarvan de geraamde waarde lager is dan de drempel voor Europese bekendmaking, maar hoger is dan of gelijk is aan 30.000 euro exclusief belasting over de toegevoegde waarde. 
• Vanaf 1 maart 2024 voor facturen die voortvloeien uit de uitvoering van elke overheidsopdracht en elke concessieovereenkomst waarbij vanaf die datum wordt uitgenodigd tot het indienen van een offerte of een bestelling wordt geplaatst en waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000 euro exclusief belasting over de toegevoegde waarde. 

Gelieve de praktische hulpmiddelen en erkende IT-oplossingen te raadplegen, alsook de lijst met conforme softwareoplossingen. 

Uw vragen over de goedkeuring/implementatie van dit nieuwe systeem kunt u stellen via het contactformulier. 

Leveringen:

De leveringen moeten worden geadresseerd aan de contactpersoon die in de bestelbon is vermeld.

Contact voor alle vragen met betrekking tot uw factuur:

boekhouddienst@mobilit.fgov.be 

Btw-identificatienummer van de FOD Mobiliteit en Vervoer bij de BTW voor intracommunautaire verrichtingen:

0 308 357 852