Proposer un vélo d’entreprise

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  • En tant qu’employeur, vous pouvez encourager la pratique du vélo en proposant un vélo d’entreprise à vos travailleurs. Les 3 solutions les plus courantes sont :

    1. L’achat groupé

      Dans le cas d’un achat groupé, l’employeur passe un accord avec un vélociste. L’économie d’échelle permet aux travailleurs d’acheter un vélo à un tarif plus avantageux. Le travailleur est ensuite propriétaire du vélo.

    2. L’achat du vélo par l’employeur

      Un employeur peut également choisir d’acheter une flotte de vélos. Il prête ensuite les vélos aux travailleurs qui peuvent ensuite racheter leurs vélos après une période donnée. L’employeur est propriétaire des vélos jusqu’à ce qu’ils soient vendus aux travailleurs.

    3. Le leasing opérationnel

      Si un employeur choisit de proposer un vélo par le biais d’un leasing opérationnel, il donne à ses travailleurs la possibilité de louer un vélo par l’intermédiaire d’une société de leasing. Le travailleur paie une contribution et à la fin de la période convenue, il peut acheter le vélo à un certain pourcentage de sa valeur résiduelle (= option d’achat). La société de leasing est propriétaire du vélo jusqu’au moment de l’achat par le travailleur. Mettre en place un leasing vélo peut être inclus dans un plan de mobilité comme un plan cafétéria.

      Si l’employeur s’engage également à fournir des parkings vélos et/ou des accessoires vélos de qualité et/ou propose une indemnité kilométrique vélo, les freins pour l’utilisation du vélo pour les trajets domicile – travail sont considérablement réduits. 

  • Pourquoi cette mesure est-elle importante ?

    Impact global

    Pour les travailleurs

    • Réduction des coûts :  il est offert aux travailleurs un vélo à un tarif avantageux (par exemple, réduction du prix dans le cadre d’un achat groupé ou financer son leasing via un échange de salaire brut). Cela se traduit par un coût net inférieur du vélo. Vous trouverez un exemple de cette mesure dans la rubrique ‘impact parafiscal’.
    • Vélo de meilleure qualité : les travailleurs ont la possibilité d’acheter un vélo de qualité supérieure à celui qu’ils achèteraient par leurs propres moyens, y compris les accessoires tels que des sacoches de vélo et antivols.
    • Santé et bien-être : Faire du vélo régulièrement améliore la santé physique et mentale, réduit le stress et augmente le niveau d’énergie.
    • Meilleur pour l’environnement : en utilisant le vélo à la place de la voiture, les travailleurs contribuent à réduire leur empreinte carbone.

    Pour les employeurs

    • Impact sur la santé : des travailleurs en meilleure santé sont souvent moins absents et ont une meilleure productivité.
    • Durabilité : en proposant un leasing vélo, un employeur peut renforcer son image en termes de durabilité et montrer qu’il accorde de l’importance à ce sujet.
    • Image de l’employeur : Le leasing vélo peut rendre l’employeur plus attractif pour les travailleurs actuels ; mais, surtout pour des futurs recrutements. C’est une valeur ajoutée non négligeable pour augmenter la satisfaction du personnel.
    • Réduction des coûts de stationnement : Réduire le nombre de travailleurs qui viennent en voiture diminue le besoin de coûteuses infrastructures de parking.

    Impact (para)fiscal

    Pour l’employeur

    • Quand le vélo d’entreprise est acheté par l’employeur, il est déductible fiscalement à 100%, à condition que le travailleur l’utilise pour ses déplacements domicile-travail et/ou ses déplacements professionnels. La déductibilité fiscale s’applique au vélo lui-même, mais aussi aux frais d’entretien et de réparation.

    Pour le travailleur

    • Le vélo : Quand le vélo est utilisé pour les déplacements domicile-travail ou usage mixte privé et domicile-travail, aucun avantage toute nature ne doit être imputé pour une utilisation privée (pendant les week-ends, les vacances, etc.). L’utilisation privée du vélo n’est pas non plus soumise aux cotisations de sécurité sociale. Si le vélo est utilisé exclusivement pour des déplacements privés, il est considéré comme un avantage salarial.
    • La combinaison avec l’indemnité vélo : il est autorisé de donner une indemnité vélo en plus du vélo d’entreprise. Vous pouvez cumulez les deux avantages pour un même trajet.  Peu importe qu’il s’agisse d’un vélo acheté par le travailleur lui-même ou d’un vélo acheté par l’employeur.

    Création du budget pour le leasing vélo

    Pour financer un leasing vélo, le travailleur peut utiliser de manière flexible une partie de sa rémunération. Cet échange de salaire permet d’acheter un vélo avec une partie de rémunération qui sinon serait taxée comme du salaire. Cet échange de salaire est plus intéressant qu’un achat « simple » de vélo avec son salaire. Attention : l’échange de salaire peut comprendre le salaire brut, la prime de fin d’année, d’autres primes ou des congés. Pour l’employeur, il s’agit d’une solution budgétairement neutre.

    Le budget utilisé pour financer le vélo repose sur deux piliers : la rémunération du travailleur et la cotisation de sécurité sociale que l’employeur devrait normalement payer sur cette rémunération.

    Exemple de calcul : Un travailleur souhaite acheter un vélo d’une valeur de 2 229 euros. Il adhère au système de leasing vélo de son employeur (durée de 36 mois, un montant résiduel de 16% à la fin du contrat et un contrat de leasing comprenant l’entretien, l’assistance dépannage et les assurances).

    Le budget pour ce leasing vélo est de 64,6 euros par mois. Une partie de ce montant est financée par la cotisation ONSS de l’employeur (25%). Le travailleur financera le montant résiduel (48,4 euros) via un échange de salaire. En tenant compte d’un taux d’imposition d’environ 50%, il aura payé 992 euros nets après 3 ans (en tenant compte du 13ième et du 14ième mois).

    Le montant résiduel du vélo (16%) est de 368 euros. Si le travailleur reprend le vélo, il aura payé 1360 euros après 3 ans, soit un avantage de 939 euros par rapport au prix d’achat direct.

    Il existe sur le marché de nombreuses firmes de leasing vélo très expérimentées. N’hésitez pas à leur demander plus d’informations et des simulations.

    Comment mettre en œuvre cette mesure ?

    Vous trouverez ci-dessous une feuille de route pour implémenter un système de vélos d’entreprise.

    Y a-t-il un potentiel pour le vélo ?

    Avant de proposer un système de vélo d’entreprise, vérifiez s’il y a un intérêt potentiel chez les travailleurs. Pour ne pas être soumis à l’impôt, l’employé doit utiliser le vélo pour ses déplacements domicile-travail (% minimum).

    Quelle méthode pour offrir un vélo d’entreprise à vos travailleurs :  achat groupé, en achetant des vélos vous-même ou par le biais d’un leasing vélo ?

    Au moment de faire votre choix, tenez compte de l’aspect financier et de la charge administrative. Par exemple, avec le leasing opérationnel, l’employeur a moins de charge de travail car la société de leasing s’occupe des questions pratiques.

    Que proposent les différents fournisseurs ?

    Qu’il s’agisse d’un leaser ou d’un vélociste, il existe de nombreux fournisseurs sur le marché. Leur qualité de services est souvent similaire. Mais, vous devez choisir celui qui répondra le mieux à vos besoins. Vérifiez les paramètres que vous considérez comme importants.

    Paramètres à examiner : dépannage, budget d’entretien, assurance (européenne) contre le vol, durée du leasing, gamme de vélos, intégration informatique avec la gestion des salaires, … 

    Élaborez un règlement vélo

    Le règlement vélo reprend les choix que vous aurez faits. Il doit inclure les éléments suivants : 

    • Qui a droit à un vélo d’entreprise ?
    • Avec quel partenaire allez-vous vous engager ?
    • Procédure d’inscription
    • Lignes directrices et conditions : montant maximum de l’achat ou de leasing du vélo, types de vélos autorisés, obligation d’un antivol, distance minimale de déplacement domicile-travail.
    • Scénarios ‘que faire si’ : vol du vélo, résiliation anticipée du contrat, modification du contrat.
    • Amendes, conduite en état d’ivresse et autres règles applicables à une ‘personne prudente et raisonnable’.
    • Fin de contrat : option d’achat ?
    • Conseil : discutez-en avec votre fournisseur de (leasing) vélo.

    Déploiement opérationnel

    Avant de communiquer à vos travailleurs que vous leur proposez un vélo d’entreprise, il est important que tout soit en place au niveau opérationnel. Pensez-y : l’intégration informatique avec le fournisseur de vélos, l’intégration avec la gestion de salaire…

    Conseil : prévoyez du temps pour un projet pilote. En parcourant le processus de A à Z avec un travailleur, vous pouvez résoudre de manière proactive les éventuelles petites inexactitudes.

    Communication aux travailleurs

    Si tout est en place, il est temps d’informer les travailleurs. Prévoyez un plan de communication. Vous pouvez également mentionner dans votre communication les incitants concernant le vélo tels que : l’indemnité vélo, les accessoires vélo et les parkings vélo de qualité.

    Vous pouvez également organiser un événement pendant lequel un leaser vélos vient dans votre organisation avec des vélos afin que le personnel puisse tester. De cette manière, le travailleur peut se familiariser gratuitement avec les différents types de vélo.