Laden op het werk, publiek en thuis

Changed

  • De omschakeling naar elektrische wagens is al een tijd aan de gang. Niet alleen de zoektocht naar de juiste elektrische wagens is uitdagend, ook een geschikt laadbeleid uitwerken is een complexe oefening. Een elektrische wagen moet op tijd en stond geladen worden waarbij werknemers de keuze hebben om hun wagen thuis, op het werk of publiek te laden. Het is de werkgever die beslist in zijn laadbeleid waar een werknemer mag en kan laden, waarbij elk type laadlocatie zijn eigen keuzes en consequenties met zich meebrengt (bv. thuislaadpaal voorzien vanuit de werkgever of niet, voldoende laadplaatsen op eigen terrein, …)

    Op deze pagina geven we u graag een leidraad en bijhorende tips. 

  • Waarom is deze maatregel interessant?

    Algemene impact

    Een doordachte laadstrategie zorgt ervoor dat er vertrouwen is bij de werknemer en de werkgever. Een verandering in gedrag gaat meestal gepaard met onzekerheid. De omschakeling naar elektrische voertuigen leidt tot veel vragen bij de werknemers. Wanneer u als werkgever proactief deze zorgen kan kaderen in een gedocumenteerd beleid, zijn de werknemers al een stuk geruster.

    (Para)fiscale impact

    De overheid stimuleert elektrische wagens o.a. door gunstige fiscale voordelen toe te kennen. Aangezien er bij de omschakeling naar elektrische wagens ook rekening gehouden moet worden met laden, voorziet de overheid ook hierin enkele fiscale voordelen. Er zijn twee elementen waarin de overheid ondersteunt:

    De laadpaal

    1. De thuislaadpaal maakt deel uit van het contract van de salariswagen: Indien de werkgever de thuislaadpaal van de werknemer voor zijn rekening neemt, kan hij die volledig fiscaal aftrekken.
    2. De laadpaal op het werk: In principe dient de fiscale aftrekbaarheid van de laadpalen deze van de wagen te volgen. Maar er wordt een afwijking toegestaan om de installatie van laadpalen te promoten: tot en met inkomstenjaar 2029 zijn de kosten voor de installatie van laadpalen volledig fiscaal aftrekbaar. Vanaf inkomstenjaar 2030 daalt dit naar 75%.

    De laadkosten

    De terugbetaling van de elektriciteitskosten van salariswagens:

    1. Fiscaal voordeel voor de werknemer: Werknemers die een thuislaadpaal hebben en hier hun salariswagen aan opladen, maken extra elektriciteitskosten. De terugbetaling van deze kosten door de werkgever leveren geen extra voordeel alle aard op voor de werknemer. Op deze terugbetaling wordt de werknemer met andere woorden niet belast.
    2. Fiscaal voordeel voor de werkgever: De terugbetaling van deze kosten is aftrekbaar voor de werkgever. Dit geldt zowel voor thuisladen als publiek laden. 

    Hoe implementeert u deze maatregel?

    Hieronder geven we u een kapstok hoe u een laadbeleid vormgeeft.  

    1. Bepaal de laadhiërarchie en het laadbeleid

      De allereerste vraag luidt: waar laadt uw medewerker bij voorkeur het meest op? Er zijn namelijk drie opties voor de werknemer om zijn wagen op te laden: 

      • Thuis
      • Op het werk 
      • Publiek (normaal laden vs. snelladen)

      Het is de werkgever die bepaalt welke optie primeert. Deze keuze hangt af van verschillende factoren:

      • Het profiel van de werknemer

      Medewerkers met een salesprofiel zullen af en toe publiek (en eventueel) snel moeten laden. Medewerkers die in een stedelijke omgeving wonen zijn dan weer niet altijd in de mogelijkheid om thuis een laadpaal te installeren, waardoor ze ook moeten uitwijken naar andere opties zoals publiek laden of laden op het werk.

      • Kosten van laadbeurten

      Een organisatie die zonne-energie produceert of een voordelig contract met zijn energieleverancier heeft afgesloten, kan er baat bij hebben om de voorkeur te geven aan laden op het werk.

      • Mogelijkheden laden op kantoor

      Hou rekening met volgende factoren: Is er plek op het parkeerterrein voor genoeg laadpalen? Welk effect zal dit hebben op de parkeerdruk? Is er genoeg capaciteit om alle wagens te voorzien van stroom?

      Optie 1 | Thuisladen

      Thuisladen biedt comfort aan de werknemers waardoor dit een populaire keuze is. Het is doorgaans goedkoper dan publiek laden en het wordt niet aanzien als een extra voordeel van alle aard. Indien u als werkgever thuisladen in de laadhiërarchie opneemt, moet u nadenken over onderstaande zaken:

      Wordt de thuislaadpaal gefaciliteerd door de werkgever?

      Indien de werkgever de werknemer voorziet in een thuislaadpaal moeten volgende vragen beantwoord worden:

      • Hoeveel mag de thuislaadpaal kosten?
      • Wat zit er allemaal in deze kostprijs (vb. installatiekosten, hardware, software, bekabeling, ...)
      • Met welke laadpaalleverancier gaat de organisatie aan de slag?
      • Welke werknemers hebben allemaal recht op een thuislaadpaal?
      • Aan welke voorwaarden moet de thuislaadpaal voldoen?

      Via welk tarief worden de thuislaadbeurten terugbetaald?

      De fiscus besliste dat de werkgever alleen de werkelijke oplaadkosten mag vergoeden bij het terugbetalen van thuisladen.

      Optie 2 | Laden op het werk

      Wanneer de werkgever beslist om laden op het werk toe te laten, houdt u het best rekening met volgende aspecten:

      Hoeveel laadpalen installeren?

      Het aantal laadpalen hangt af van verschillende factoren:

      • Hoeveel elektrische wagens (salariswagen + privéwagens + bezoekers/leveranciers) zullen laden op het werk? Hoe meer wagens, hoe meer laadpalen voorzien moeten worden.
      • Welke type laadpaal zal er geïnstalleerd worden? In het geval de werkgever opteert om snelladers te installeren, zullen er minder laadpalen nodig zijn aangezien de duurtijd van een laadbeurt korter is in dit geval.
      • Wat is het thuiswerkbeleid? Indien er veel van thuis gewerkt wordt, zullen er minder laadpalen nodig zijn.

      Een handige vuistregel is één laadpaal voor vijf elektrische wagens. Voorzie genoeg vermogen en bekabeling om snel te kunnen schakelen in de toekomst.

      Welk type laadpaal installeert u?

      Een laadpaal heeft verschillende eigenschappen zoals o.a. snelladen of normaal laden, slimme laadpaal (vb. enkel laden wanneer er zonne-energie is), het aantal laadpunten per laadpaal (vb. de meeste laadpalen kunnen voorzien worden van twee laadpunten, waardoor twee wagens aan één laadpaal kunnen laden). Ga na wat voor uw organisatie het best aanleunt bij uw laadbeleid.

      Waar plaatst u de laadpalen? 

      Laadpalen kunnen ook gedeeld worden met externe gebruikers. Dan spreekt men over semi-publiek laden. Laadpalen die semi-publiek zijn moeten o.a. op een zichtbare plek staan en op een publiek terrein zonder toegangspoort. 

      Met welke leverancier gaat u in zee?

      Er zijn verschillende spelers op de markt. Aan de hand van criteria maakt u de juiste keuze voor uw organisatie. Een aantal voorbeeldcriteria: schaalgrootte van de organisatie, level van energiemanagement, split-billing-toepassingen, enz. 

      Welke prijs hanteert u per doelgroep?

      Er zullen verschillende doelgroepen laden aan uw laadpalen (vb. salariswagens, privéwagens, bezoekers, …). Welke prijs vraagt u per doelgroep?

      Welk reservatiesysteem wordt voorzien?

      Om laadpaalklevers (= wagens die aan de laadpaal blijven, terwijl de wagen opgeladen is) te vermijden, wordt er in de meeste gevallen een reservatiesysteem voorzien. Dit kan op een informele manier (vb. Whatsappgroep met werknemers die elkaar op de hoogte houden wanneer de wagen volgeladen is) of op een formele manier (vb. formeel parkingmanagementreservatie-systeem).

      Optie 3 | Publiek laden 

      Wanneer publiek laden wordt meegenomen in de laadhiërarchie moet er nagedacht worden over:

      • Wie mag publiek laden? (vb. louter werknemers die veel de baan op zijn of iedereen)
      • Aan welk tempo mogen ze publiek laden (normaal vs. snel)
      • Mag er in het buitenland geladen worden?

    2. Voorzie een gedocumenteerde policy

      Een (uitgebreide) gedocumenteerde policy zorgt ervoor dat werknemers het beleid kunnen raadplegen. Neem in uw policy volgende zaken op:

      • De gemaakte keuzes.
      • Interne processen vb. hoe een laadpaal bestellen?
      • FAQ’s (frequently asked questions) oftewel veel voorkomende vragen:
        • Wat als mijn laadpaal defect is?
        • Wat als mijn laadpas gestolen is?
        • Mag mijn partner ook laden aan deze laadpaal?

    3. Algemene tips

      • Bevraag uw werknemers en breng hun behoeften in kaart. Een bevraging zorgt voor meer betrokkenheid, een niet te onderschatten element bij een gedragswijziging.
      • Plan verschillende informatiesessies.
      • Kies voor eenzelfde leverancier voor laden op het werk en thuisladen.
      • Beschrijf “wat-als”-scenario’s. Vb. wat bij diefstal, verhuis, ontslag, werknemers die reeds laadpaal hebben, … Dit kan opgenomen worden in de laadpolicy voor de werknemers of een apart document voor intern gebruik.