Bedrijfsfiets aanbieden

Changed

  • Als werkgever kan je fietsen stimuleren door een bedrijfsfiets ter beschikking te stellen aan de werknemer. Er zijn drie courante manieren om een fiets aan te bieden aan werknemers:

    1. Via een groepsaankoop

      In het geval van een groepsaankoop, maakt de werkgever een deal met een fietshandelaar. Door het schaalvoordeel kan de medewerker een fiets vervolgens aanschaffen aan een goedkoper tarief. De werknemer is eigenaar van de fiets.

    2. De werkgever koopt de fietsen aan

      Een werkgever kan er ook voor kiezen om een aantal fietsen aan te kopen. Hij leent de fietsen dan uit aan de werknemers en vervolgens kan hij de fietsen na een bepaalde periode verkopen aan de werknemers. De werkgever is eigenaar van de fietsen tot het moment dat de fiets verkocht wordt aan de werknemer. 

    3. Via operationele leasing

      Indien een organisatie kiest om een fiets ter beschikking te stellen via operationele leasing, dan geeft de organisatie zijn werknemers de kans om een fiets te huren via een leasemaatschappij. De werknemer betaalt een bijdrage, en op het einde van een afgesproken periode kan de werknemer de fiets aankopen aan een bepaald percentage (=aankoopoptie). De leasemaatschappij is eigenaar van de fiets tot het moment van aankoop. Een fietsleaseprogramma kan opgenomen worden in een mobiliteitsportefeuille, zoals een cafetariaplan.

      Wanneer de organisatie ook inzet op kwalitatieve fietsenstallingen en/of fietsaccessoires en/of een maximale fietsvergoeding aanbiedt, wordt de drempel om met de fiets naar het werk te gaan enorm verlaagd.

  • Waarom is deze maatregel interessant?

    Algemene impact

    Voor werknemers

    • Kostenbesparing: Werknemers krijgen een fiets ter beschikking gesteld aan een voordelig tarief (vb. korting via groepsaankoop of huur betalen via brutoloon). Dit resulteert in een lagere netto kostprijs voor de fiets. Een voorbeeld hiervan vindt u onder ‘parafiscale impact’.
    • Fiets van hoge kwaliteit: Werknemers hebben de mogelijkheid om een fiets van hogere kwaliteit aan te schaffen dan ze misschien zelf zouden kopen, inclusief accessoires zoals fietstassen, sloten en onderhoud.
    • Gezondheid en welzijn: Regelmatig fietsen bevordert de lichamelijke en geestelijke gezondheid, vermindert stress en verhoogt het energieniveau.
    • Milieuvriendelijk: Door te fietsen in plaats van met de auto of het openbaar vervoer te reizen, dragen werknemers bij aan het verminderen van hun ecologische voetafdruk.

    Voor werkgevers

    • Gezonde werknemers: Gezondere werknemers betekenen vaak minder ziekteverzuim en een hogere productiviteit.
    • Duurzaamheid: Door fietsleasing aan te bieden, kan een bedrijf zijn groene imago versterken en laten zien dat het duurzaamheid hoog in het vaandel heeft.
    • Werkgeversimago: Het aanbieden van fietsleasing kan een bedrijf aantrekkelijker maken voor huidige en potentiële werknemers, omdat het een extra arbeidsvoorwaarde is die bijdraagt aan de tevredenheid van werknemers.
    • Lagere kosten voor parkeren: Minder werknemers die met de auto komen, betekent minder behoefte aan dure parkeerfaciliteiten.

    (Para)fiscale impact

    Voor de werkgever

    • Wanneer de bedrijfsfiets aangekocht wordt door de werkgever, is deze 100% fiscaal aftrekbaar, op voorwaarde dat je medewerker de fiets gebruikt voor zijn of haar woon-werkverkeer en/of werk gerelateerde verplaatsingen. De fiscale aftrek geldt voor de fiets zelf maar ook voor de kosten van onderhoud en herstellingen.

    Voor de werknemer

    • De fiets zelf: Indien de fiets gebruikt wordt voor de woon-werkverplaatsing, dan hoeft ook voor het zuivere privégebruik (tijdens weekend, vakantie, ...) geen voordeel van alle aard aangerekend te worden. Het privégebruik van de fiets is daarnaast ook niet onderhevig aan sociale bijdragen. Wanneer de fiets uitsluitend gebruikt wordt voor privéverplaatsingen, wordt dit gezien als een loonvoordeel.
    • De combinatie met de fietsvergoeding: Het is toegestaan om boven op de bedrijfsfiets een fietsvergoeding toe te kennen. Hierbij speelt het geen rol of het een eigen aangeschafte fiets is of een fiets die is aangeschaft door de werkgever.

    Budgetcreatie fietslease

    Bij fietsleasing zet de werknemer een stukje van zijn/haar loon flexibel in. Deze loonruil zorgt ervoor dat een deel van het loon waarop men anders belast wordt, gebruikt wordt om een fiets aan te schaffen. Dit is goedkoper dan een fiets aan te schaffen met eigen middelen. Opgelet: De loonruil slaat wel op brutoloon, eindejaarspremie, andere bonussen of vakantiedagen. Voor de werkgever is dit een budgetneutrale oplossing. 

    Het budget waarmee de fiets gefinancierd wordt, wordt gecreëerd door 2 pijlers: de bijdrage door de werknemer en de sociale zekerheidsbijdrage die de werkgever normaal zou betalen op de bijdrage.

    Een rekenvoorbeeld: Een werknemer wil een fiets aanschaffen t.w.v. 2.299 euro. Hij stapt in het fietsleasesysteem van zijn werkgever (looptijd van 36 maanden, een restwaarde op het einde van het contract van 16% en een leasecontract waarbij naast de fiets ook onderhoud, pechbijstand en verzekeringen zijn inbegrepen).

    Het budget voor deze fietslease is op maandbasis 64,6 euro. Een deel hiervan wordt gefinancierd via de RSZ-bijdrage van de werkgever (25%). Het resterende deel (48,4 euro/maand) zal de werknemer financieren via brutoloonruil. Rekening houdend met een belastingpercentage van ongeveer 50% zal hij na 3 jaar 992 euro netto betaald hebben (hierbij houden we rekening met de 13de en 14de maand).

    De restwaarde van de fiets (16%) bedraagt 368 euro. Als de werknemer de fiets overneemt, zal hij na 3 jaar 1360 euro betaald hebben, een voordeel van 939 euro ten opzichte van de directe aankoopprijs.

    Er zijn tal van fietsleaseaanbieders op de markt met veel ervaring. Vraag zeker aan hen voor meer informatie en voorbeelden.

    Hoe implementeert u deze maatregel?

    Hieronder vindt u een stappenplan om een bedrijfsfiets te implementeren:

    Is er fietspotentieel?

    Alvorens u een bedrijfsfiets ter beschikking stelt, analyseer of er interesse is bij de werknemers. Om te genieten van de fiscale voordelen, zal de werknemer de fiets ook verplicht moeten gebruiken tijdens het woon-werktraject (minimaal 20%). 

    Op welke manier wilt u een bedrijfsfiets aan uw werknemers aanbieden: via een groepsaankoop, door zelf fietsen aan te kopen of via fietslease. Hou bij uw keuze rekening met het financiële luik en de ontzorging. Vb. bij operationele lease wordt de werkgever volledig ontzorgd aangezien de leasemaatschappij de praktische zaken op zich neemt.

    Wat bieden de verschillende aanbieders op de markt aan?

    Of u nu met een leasemaatschappij in zee gaat of met een fietshandelaar, er zijn veel aanbieders op de markt. De aanbieders zijn gelijkaardig, maar proberen zich toch te differentiëren van elkaar. Ga na welke parameters u belangrijk vindt. Parameters om te onderzoeken: pechverhelping, onderhoudsbudget, (Europese) diefstal-verzekering, leasingperiode, aanbod fietsen, IT-integratie met payroll, …

    Maak een fietsreglement op

    Schrijf de gemaakte keuzes op in een fietsreglement. Hierbij neemt u volgende elementen op:

    • Wie heeft recht op een bedrijfsfiets? 
    • Met welke partner gaat u in zee?
    • Procedure om in te tekenen
    • Richtlijnen en voorwaarden: maximumbedrag van de aankoop of van de huur de fiets, welke types fietsen er toegelaten worden, verplicht fietsslot, minimumafstand woon-werktraject
    • Wat-als-scenario’s: fiets is gestolen, contract vroegtijdig stoppen, contractwijziging
    • Boetes, dronken bestuurder en andere regels die van toepassing zijn op ‘voorzichtig en redelijk persoon’
    • Einde contract: aankoopoptie?
    • Tip: bespreek dit met uw fiets(lease)aanbieder.

    Operationele implementatie

    Alvorens u naar uw medewerkers communiceert dat u een fiets ter beschikking stelt, is het belangrijk dat alles operationeel in orde is. Denk hierbij aan: IT-integratie met de fietsaanbieder, integratie met payroll, …

    Tip: Voorzie tijd voor een pilootproject. Wanneer u het proces van A tot Z met een werknemer doorloopt, kan u alle kleine onjuistheden proactief oplossen.

    Communicatie naar de werknemer

    Indien alles in orde is, is het tijd om de werknemers op de hoogte te brengen. Voorzie een communicatieplan. U kan in uw communicatie ook de andere stimulansen omtrent fietsen benoemen zoals: fietsvergoeding, fietsaccessoires en kwalitatieve fietsstallingen.  

    U kan ook een testmoment organiseren waarbij een fiets(lease)aanbieder met een aantal fietsen naar de organisatie komt zodat elke werknemer enkele fietsen kan testen. Op die manier kan de werknemer kosteloos kennismaken met verschillende types fietsen.