Stafdienst Personeel en Organisatie

A. Sollicitatiebeheer

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van aanwerving van personeel voor de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Beheer van het selectie- en aanwervingsproces van het personeel binnen de FOD Mobiliteit en Vervoer en contact met de hiervoor verantwoordelijke tussenpersonen.

Rechtmatigheid van de verwerking: Wettelijke verplichting, toestemming van de betrokkene.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; identificatiegegevens, andere dan het rijksregisternummer, uitgegeven door de overheid; persoonlijke kenmerken; elektronische identificatiegegevens; rijksregisternummer; opleidingsgegevens; beroepsgegevens; gerechtelijke gegevens betreffende veroordelingen en straffen; samenstelling van het gezin; vrijetijdsbesteding.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene, van een derde (Selor).

Hoe lang: 75 jaar na de toekenning van de vacante betrekking.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Andere overheidsdiensten (FOD BOSA).

B. Stagebeheer Studenten

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de aanwerving van studenten voor stages bij de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Beheren van het stageverloop (voorbereiding stage, opvolging tijdens de stage en afhandeling van de stageperiode).

Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de betrokkene.

Welke persoonsgegevens:  Persoonlijke identificatiegegevens; gegevens over opleiding en vorming.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene.

Hoe lang: 1 jaar na het afronden van de betrokken stage.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Deze gegevens worden niet gedeeld.

C. Communicatie 

1. Organiseren van evenementen

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de organisatie van evenementen (bv. een congres, seminarie, infodag).

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Beheren van de logistieke organisatie van het evenement en de communicatie naar de deelnemers.

Rechtmatigheid van de verwerking: Toestemming van de betrokkene.

Welke persoonsgegevens: Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Van de betrokkene.

Hoe lang: Tot max. 1 jaar na afloop van het evenement.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Met mogelijke medeorganisatoren. 

2. Versturen van informatie

Naam van de verwerking: Verwerking van persoonsgegevens in het kader van het versturen van informatie naar specifieke doelgroepen via een e-mailingtool.

Finaliteit en Omschrijving van de verwerking: Het informeren van specifieke doelgroepen over nieuwe of gewijzigde reglementering/wetgeving in het kader van het algemeen belang.

Rechtmatigheid van de verwerking: Op basis van de gegevens beschikbaar in de databanken.

Welke persoonsgegevens:  Persoonlijke identificatiegegevens; elektronische identificatiegegevens.

Hoe hebben we deze gegevens verkregen: Op basis van de professionele functie van een persoon, op basis van houder van een bepaalde licentie, voertuig.

Hoe lang: In de e-mailingtool worden deze gegevens gewist na het versturen van de e-mailing. De gegevens worden niet gewist in de databank.

Met wie worden deze gegevens gedeeld: Deze gegevens worden niet gedeeld met derden.